Po krk v papírech: Jak si udělat pořádek v účtenkách a fakturách?

 

„Neviděli jste někdo záruční list od mého telefonu? A kam zmizely ty faktury, které mám zítra zaplatit?“ Že vám to něco připomíná? Ty zatracené paragony vám snad schovává nějaký zlotřilý šotek. Nebo nevysvětlitelně mizí v nějaké černé díře. A zásadně ty, které zrovna potřebujete. Zákon schválnosti. Máme pro vás 4 tipy, jak si udělat v „papírech“ pořádek jednou provždy.

 

Už dávno jsou pryč doby, kdy bylo při reklamaci zboží nutné předložit originální papírovou účtenku, kterou polovina lidí ztratila ještě cestou domů z nákupu a druhé polovině vybledla dříve, než se nově zakoupené zboží pokazilo. Aktuálně stačí, abyste coby spotřebitel v obchodě prokázali, že jste danou věc u prodejce skutečně zakoupili. To lze provést výpisem z účtu (v případě, že jste zboží platili kartou či převodem) nebo také staršími reklamačními protokoly, originálním obalem, specifičností zboží (nikdo jiný ho neprodává) a v krajním případě i svědeckou výpovědí.

O přehlednou archivaci všech důležitých dokumentů se za vás postará šikovná aplikace nebo elektronická složka, kam si je můžete ukládat v podobě fotek pořízených chytrým telefonem. Porovnali jsme čtyři různé možnosti ukládání platebních dokladů, vypsali jejich výhody i nevýhody a vybrali, která se nám zdá nejvíce praktická a funkční.

Chytrý Evernote

Možná vás jako první napadá, co to vlastně je ten Evernote? Představte si zápisníček, jen ne papírový, ale digitální, do kterého lze vkládat poznámky, fotografie, hlasové nahrávky, e-maily i výstřižky webových stránek. Vše navíc můžete jediným kliknutím sdílet jakémukoliv člověku na této planetě. A jak se s ním pracuje, pokud chcete začít s bezpapírovou kanceláří?

Prvním krokem je převést účtenky z papírového světa do digitálního. To zvládnete jednoduše prostřednicvím funkce pro pořízení fotky přímo v systému Evernote. Doporučujeme určit si a následně i dodržovat pravidelný termín, kdy si na tuto činnost vyčleníte čas. Stačí pár minut. Jakmile doklady naskenujete nebo vyfotografujete, překontrolujte čitelnost textu. Text na fotce nesmí být rozmazaný, to je velmi důležité pro OCR vyhledávání. Nakonec svým elektronickým účtenkám přiřaďte štítky (rok, měsíc a místo koupě).

PŘEHLEDNĚ: Výhody a nevýhody

  • mnoho možností třídění a štítkování
  • jednoduché ovládání a skvělá přehlednost
  • k dispozici máte filtrování i fulltextové vyhledávání
  • vhodné pro Android, Windows, Linux (neoficiálně), MacOS, IOS a dokonce i BlackBerry a Palm Pre
  • obsahuje další rozšíření
  • u neplacené verze nelze využívat všechny funkce
  • žádná funkce nepodporuje offline režim
  • aplikace vyžaduje častou aktualizaci
  • často vyskakují reklamy lákající na placenou verzi

Strýček Google Disk

Velmi jednoduchá je také archivace pomocí Google Disku. Stejně jako obě předešlé aplikace funguje na principu: vyfoť, ulož, najdi, až bude potřeba. Stačí si tedy na svém chytrém zařízení otevřít appku, zmáčknout znaménko + v pravém dolním rohu a z nabízených možností vybrat možnost „Scan“ (na iPhonu „Fotoaparát“). A poté vyfotit účtenku. Ta se automaticky sama upraví. Než ji uložíte, můžete pak ještě manuálně provést další korekce.

Velké plus zálohování dokumentů na Google Disku je, že nemusíte nic složitě třídit. Vše si s klidem uložte do jedné složky. Disk umí skvěle vyhledávat a to nejen podle názvu souboru, ale i podle textu, který je uvnitř, a to i u nasnímaných obrázků. Pokud budete chtít reklamovat jakékoliv v minulosti zakoupené zboží, zadáte ve vyhledání třeba název obchodu či konkrétního produktu. Kopii účtenky pak můžete v obchodě ukázat přímo z displeje mobilu, případně si ji předem vytisknout.

PŘEHLEDNĚ: Výhody a nevýhody

  • snadné ovládací rozhraní
  • vše je zdarma
  • program scanuje a zároveň ukládá, není potřeba žádnou jinou aplikaci
  • k dispozici máte 15 GB prostoru
  • vysoká bezpečnost, vše je uloženo na serverech Google
  • perfektní vyhledávání
  • pokud nemá váš telefon výkonný fotoaparát, scan má špatnou kvalitu
  • nutnost neustálého připojení k internetu
  • nelze využívat bez založeného Google účtu
  • na iOS funguje omezeně

Elektronický Šanon od Air Bank

Před nějakou dobou představila Air Bank svůj elektronický systém třídění složenek a faktur. Co všechno umí? Uchovávat veškeré účtenky v elektronické podobě, umožňuje snadno přidávat dokumenty pouhým vyfocením, fulltextově mezi nimi vyhledávat a také k nim připisovat různé poznámky i přiřazovat obrázky.

K aplikaci navíc dostanete speciální e-mail, jehož prostřednictvím snadno odešlete faktury přímo z vašeho internetového bankovnictví. Nic nemusíte přepisovat ani tisknout a následně skenovat. Veškeré vaše platební údaje se automaticky samy předvyplní. Po vaší kontrole pak stačí příkaz jedním kliknutím myší odeslat.

Šanon od Air Bank mohou využívat všichni její klienti zdarma. Pokud účet u Air Bank nemáte, můžete si vybrat mezi jejich produkty Malý tarif, jehož vedení je zdarma, nebo Velký tarif, který vás přijde na 100 Kč měsíčně.

PŘEHLEDNĚ: Výhody a nevýhody

  • propojení s internetovým bankovnictvím
  • možnost připisování poznámek a přidávání obrázků
  • vysoká bezpečnost uložených dokladů
  • snadné placení složenek a faktur
  • jednoduché vkládání dokumentů, vyhledávání i třídění
  • složku lze přetáhnout také do počítače
  • u banky je třeba mít zřízený běžný účet
  • kapacita 8 GB nemusí po čase stačit
  • služba bude v budoucnu zpoplatněna

Staré dobré kartonové desky

Pro ty kteří inklinují spíše ke staré dobré klasice, je tu možnost pořízení kartonových desek nebo pořadačů. Do euroobalů však nemusíte zakládat všechny obdržené účtenky, ale třeba jen výpisy z internetového bankovnictví. Nejen, že díky tomu radikálně snížíte objem archivovaných složek, ale také se vám v nich, pokud si stanovíte dobrý systém označování, bude dobře hledat.

 

PŘEHLEDNĚ: Výhody a nevýhody

  • nepotřebujete připojení k internetu
  • máte neomezenou kapacitu (vždy můžete dokoupit nové desky)
  • skladujete originální účtenky, ne kopie
  • vyšší pořizovací náklady
  • horší orientace v dokumentech
  • zabírá místo ve skříni nebo kdekoliv, kam jej uschováte
  • snadno se stane, že něco ztratíte nebo nezaložíte
  • papírové účtenky mohou vyblednout
 
Hodnocení článku:
Počet hlasů: 14