Kniha jízd: Kdo ji musí vést a co musí splňovat?

Kniha jízd je účetní doklad se záznamy o využívání služebního vozidla. Musí si ji vést podnikatelé a firmy, které disponují firemním autem nebo jiným vozidlem. Co vše se do ní musí zapisovat? A co dalšího by měla splňovat? Dozvíte se v článku.

K čemu slouží kniha jízd?

Kniha jízd slouží finančnímu úřadu, případně inspektorátu práce k tomu, aby ověřily, zda skutečně služební vozidlo bylo využíváno tak, jak se deklaruje například v daňovém přiznání, a v souladu s podmínkami bezpečnosti práce. Třeba že si řidiči dělali zdravotní přestávky, jak to stanoví zákon. 

Kniha jízd – povinnost pro firmy, podnikatele i řidiče z povolání

Povinnost vést si knihu jízd se vztahuje typicky na plátce DPH, ale i neplátce, pokud neuplatňují paušální výdaje. Zejména pro tyto dvě skupiny je kniha jízd povinností, tak aby bylo možné u finančního úřadu uplatnit nárok na slevu na dani.  

Jak už jsme naznačili výše, vedení knihy jízd se vyžaduje také po všech, kteří mají řízení vozidla jako součást pracovní náplně, tedy třeba u řidičů z povolání. Ti musí totiž dokládat dodržování bezpečnosti práce a to, že své cesty realizovali v souladu s nařízeními. 

Víte, jaká pravidla platí pro nákup auta na firmu? Máme pro vás také článek o tom, jak uplatnit náhrady pro soukromé vozidlo použité pro služební účely.

Pokud auto není používáno výhradně k podnikání, je v prvním roce používání automobilu důrazně doporučováno knihu jízd vést, neboť je potřeba prokázat rozsah podnikatelského využití a v případě kontroly se jedná o nejčastější a nejuznávanější důkaz. (zdroj: epoka.estranky.cz).

Jak má vypadat kniha jízd?

Kniha jízd může být papírová, ale také elektronická. Elektronická kniha jízd je dnes běžně používaným nástrojem, protože je její vedení jednodušší a často automatizované. Pomáhá předcházet běžnému nešvaru u papírových knih jízd, kdy řidiči často zapomenou údaje vyplnit. Elektronická kniha jízd, která využívá připojení k GPS lokátoru, jednoduše vyplní vše potřebné automaticky za řidiče. 

Kniha jízd – aplikace

Na trhu existuje hned celá řada aplikací sloužících jako kniha jízd. Z GPS lokátoru si samy extrahují všechny důležité informace a dokument vyplní za vás. Oblíbeným nástrojem je třeba aplikace Logbookie, Generátor knihy jízd nebo Koopilot od pojišťovny Kooperativa.

Kniha jízd v excelu

Kdo má rád vše spíše pod vlastní kontrolou, ale zároveň upřednostňuje elektronické poznámky před ručně vyplňovanými formuláři, může svoji knihu jízd vyplňovat také v běžné excelové tabulce. 

My vám nabízíme ke stažení knihu jízd v PDF souboru, do kterého již jen stačí pravidelně vyplňovat požadované údaje. Zákon totiž neříká, jakou musí mít kniha jízd podobu, pouze co by měla obsahovat. 

Co vše by měla kniha jízd obsahovat? 

• Datum a čas zahájení jízdy
• Datum a čas ukončení jízdy 
• Bezpečnostní přestávky
• Stav tachometru na začátku a na konci jízdy
• Místo výjezdu a cíl cesty
• Účel jízdy
• Čerpání pohonných hmot
• Registrační značka vozidla

Archivaci knihy jízd je povinná

Knihu jízd, stejně jako další nutné účetní doklady, je nutné archivovat 5 let. I z tohoto důvodu je praktičtější využívání elektronické evidence, kterou lze uchovávat dlouhodobě a bez zbytečného zabírání místa v archivech. 

Co vám hrozí za nevedení knihy jízd?

Pokud jako plátce DPH nevedete knihu jízd nebo je vaše vedení knihy poněkud laxnější, hrozí vám při daňové kontrole doměření neoprávněně uplatněného odpočtu DPH a navíc pokuta ve výši až 20 % z doměřené částky. 

Rozhodně se tedy vyplatí dbát na řádné vedení knihy jízd, než na spoléhání, že zrovna vás se kontrola z finančního úřadu netýká. Nejenže může přijít kdykoliv, ale finančák má také právo vyžádat si od policie záznamy o pohybu daného vozidla. Pokutě se tedy nevyhnete. 

Povinné ručení a havarijní pojištění

Pokud je řízení vozidla vaším denním chlebem, jistě zvažujete, jak se pojistit proti případným škodám. Povinné ručení je nezbytné pro každé provozované vozidlo, ale i tady máte na výběr z celé škály produktů od různých pojišťoven. 

Využijte naši online kalkulačku povinného ručení a vypočítejte si, které je pro vás to pravé – stejně tak si přes stejnou kalkulačku můžete spočítat, na kolik by vás vyšlo havarijní pojištění.

Havarijní pojištění sice není povinné, ale dokáže vás vytáhnout z kdejaké šlamastyky. Pokud budete mít uzavřené obě autopojistky, budete na silnicích chráněni komplexně.