Kdy a za jakých podmínek můžete použít služební auto k soukromým účelům?

Využívání služebního auta i pro soukromé cesty patří mezi nejžádanější firemní benefity. Zaměstnancům přináší pohodlí a úsporu nákladů, zaměstnavatelům zase větší atraktivitu při náboru. Je ale potřeba mít správně nastavené pojištění, které pokryje nehody a ochrání obě strany. Podívejme se, co je dobré vědět, pokud služební auto používáte i k soukromým účelům.

Výhody a nevýhody využívání služebního automobilu pro soukromé účely

Než začnete firemní auto používat i pro soukromé cesty, je dobré znát nejen jeho výhody, ale i možná úskalí. Využití služebního vozu mimo pracovní povinnosti patří mezi atraktivní benefity, zároveň ale přináší větší odpovědnost a určité povinnosti. Proto jsme připravili přehled plusů a mínusů, které byste měli mít na paměti, než se pro tuto možnost rozhodnete.

Plusy 

• Pohodlí a flexibilita: Služební vůz vám umožní cestovat podle vlastního harmonogramu, bez závislosti na veřejné dopravě, taxících či nutnosti vlastnit vlastní auto.
• Reprezentativní výhoda: Firemní automobil může posílit vaši profesní image, což oceníte zejména na jednáních s klienty a obchodními partnery.
• Úspora nákladů: Nemusíte řešit nákup vlastního vozu ani náklady spojené s provozem — servis, povinné ručení, havarijní pojištění nebo leasing platí zaměstnavatel.

Mínusy

• Odpovědnost za vůz: Zavazujete se dodržovat pravidla stanovená zaměstnavatelem a udržovat vůz v řádném stavu. Při jejich porušení hrozí postih nebo odebrání auta.
• Daňové zatížení: Používání služebního automobilu pro soukromé účely se daní jako nepeněžní příjem. Od roku 2024 platí snížený režim pro nízkoemisní vozidla (1 % z pořizovací ceny, u elektromobilů jen 0,25 %), ale stále jde o položku, která ovlivňuje výši daní a odvodů.
• Omezení ze strany zaměstnavatele: Může platit zákaz řízení třetí osobou, limit pro soukromě najeté kilometry nebo povinnost hlásit cesty do zahraničí.

Náklady a zdanění při používání služebního auta k soukromým účelům

Zdanění jako nepeněžní příjem

Pokud zaměstnanec využívá služební automobil i pro soukromé jízdy, považuje se to za nepeněžní příjem. Zákon stanoví, že se k hrubé mzdě připočítává:

• 1 % z pořizovací ceny vozu za měsíc – u běžných automobilů,
• 0,5 % z pořizovací ceny za měsíc – u nízkoemisních aut (např. hybridy),
• 0,25 % z pořizovací ceny za měsíc – u bezemisních aut, typicky elektromobilů.

Tato částka vstupuje do výpočtu daně z příjmů i odvodů na sociální a zdravotní pojištění. Pro zaměstnance tedy může znamenat vyšší zdanění, ale v praxi jde stále o velmi atraktivní benefit, protože reálné náklady na provoz auta by byly mnohonásobně vyšší.

Náklady na palivo a další výdaje

Ve většině případů si zaměstnanec hradí pohonné hmoty pro soukromé cesty sám. Někdy firma umožňuje, aby se hodnota spotřebovaného paliva připočítala k nepeněžnímu příjmu, nebo provede srážku přímo z výplaty.

Kromě paliva může zaměstnanec platit i drobné výdaje jako parkovné, mytí vozu nebo doplňky do interiéru. Veškerý servis, povinné ručení, havarijní pojištění či opravy ale nese zaměstnavatel.

Jak se definuje soukromá cesta služebním automobilem?

Služební vůz je primárně určený pro pracovní účely – služební cesty, schůzky se zákazníky nebo pracovní povinnosti vyplývající z pozice. Někteří zaměstnavatelé ale umožňují auto využívat i soukromě – třeba k běžnému ježdění po městě, víkendovým výletům nebo dokonce na dovolenou.

Dva způsoby poskytnutí auta k soukromým účelům

Zaměstnavatel může vůz poskytnout k soukromému využití dvěma způsoby:

• Bezplatné užívání – zaměstnanec má vůz k dispozici i mimo pracovní dobu, aniž by za to platil. Nehraje přitom roli, zda ho skutečně využívá každý den – rozhodující je, že auto může použít kdykoliv.
• Pronájem vozu – zaměstnanec firmě za možnost soukromého využívání auta platí, a to buď plnou obvyklou cenu pronájmu, nebo zvýhodněnou částku stanovenou zaměstnavatelem.

Konkrétní pravidla pro soukromé jízdy si vždy určuje firma. Obvykle bývá například zakázáno přenechávat auto k řízení jiné osobě, stanovený je limit kilometrů pro soukromé účely nebo nutnost žádat o souhlas při cestách do zahraničí.

Jak se evidují kilometry při použití služebního automobilu pro soukromé účely?

U služebního automobilu využívaného pro soukromé účely je nutné vést evidenci najetých kilometrů, která zahrnuje jak služební, tak osobní cesty. Tím se usnadní vyúčtování pohonných hmot pro soukromé účely, které si zaměstnanec hradí sám. 

Kilometry se zapisují do knihy jízd, kde je nutné zaznamenat:

• datum,
• počet kilometrů na tachometru před jízdou i po ní.

Nezbytné je samozřejmě také dokládání účtenek za čerpání pohonných hmot, které zaměstnanec musí uchovávat a nejčastěji na měsíční bázi předat účetnímu oddělení zaměstnavatele.

Možnosti pro vedení knihy jízd

Kniha jízd se dnes už dá vést také různými způsoby:

Důsledné zaznamenávání jízd: Každou realizovanou jízdu je třeba pečlivě zaznamenat a přehledně odlišit, zda se jednalo o pracovní nebo soukromou cestu. Samozřejmostí jsou také základní informace jako je:

• datum, 
• účel cesty,
• počet ujetých kilometrů.

Klasická kniha jízd: Jízdy je možné vést v tradiční knize jízd nebo v tabulkách. Tato metoda vyžaduje pečlivost a pravidelnost, ale postačuje pro splnění evidenčních požadavků.

Aplikace a moderní technologie: Jednotlivé jízdy je možné sledovat s pomocí GPS aplikací, které sledují všechny důležité údaje a rozlišují také mezi soukromými a pracovními cestami. Je možné také jejich propojení s odpovídajícím softwarem pro přesnou evidenci pro potřeby zaměstnavatele.

Co musí zaměstnanec dodržet při používání firemního auta pro soukromé účely?

V první řadě je třeba se řídit podmínkami, které jsou ve smlouvě ohledně používání firemního vozidla k osobním účelům uvedené. A to jak pro pracovní, tak pro osobní jízdy. Seznamte se také s postupy pro případ dopravní nehody. Zaměstnavatel totiž může chtít po zaměstnanci uhradit část škody, pokud ji pojišťovna nezaplatí v plné výši.

Vozidlo pak vlastní a spravuje zaměstnavatel, který má také na starosti sjednání povinného ručení a ideálně také havarijního pojištění.

Jak postupovat při nehodě se služebním vozem během soukromé jízdy

Hlavní je dodržet správný postup, hezky krok za krokem:

1. Zabezpečte místo nehody výstražným trojúhelníkem. Pokud je to třeba, můžete také usměrnit provoz, nezapomeňte si ovšem nasadit reflexní vestu.
2. Vyplňte formulář o nehodě a zaznamenejte do něj všechny důležité informace i průběh události. Samozřejmostí jsou informace jako je datum, čas nehody, informace o pojišťovnách a řidičích. 
3. Klidně pořiďte také fotografie z místa nehody. Nejen celek, ale i důležité detaily. 
4. V případě, že při nehodě došlo ke zraněním, škodě vyšší než 100 000 Kč nebo poškození veřejného majetku (např. svodidla či značky), zavolejte policii. 
5. Vzhledem k tomu, že vozidlo patří zaměstnavateli, který je v tomto případě pojištěným, neprodleně zaměstnavatele o nehodě informujte. 

Pokud hledáte výhodné povinné ručení či havarijní pojištění, ať už pro své nebo firemní účely, podívejte se do online kalkulačky autopojištění. Během chvíle v ní uvidíte přehledně porovnané nabídky hned od několika prověřených pojišťoven působících na českém trhu.